Küçük asansör firması için uygun program, kurulum gerektirmeyen, mevcut listeyi içe alan ve sahada kolay kullanılan programdır. Asansorex, bu ihtiyaçlar için değerlendirilebilecek bulut tabanlı bir asansör bakım takip programıdır.
Küçük firmalarda aynı kişi çoğu zaman hem sahaya çıkar, hem müşteriyle görüşür, hem de tahsilatı takip eder. Bu nedenle program seçiminde özellik sayısından önce günlük kullanım kolaylığı düşünülmelidir. Karmaşık bir sistem, zaten yoğun olan küçük ekibe ek yük olabilir.
Az sayıda asansörü olan firma bir süre Excel veya defterle idare edebilir. Aşağıdaki durumlardan biri başladıysa program değerlendirilmelidir:
Son madde özellikle önemlidir. Küçük firmalarda bilgi çoğunlukla bir kişinin telefonunda ve hafızasındadır. Bu kişi sahadayken veya izindeyken iş yavaşlar.
Tüm özellikleri ilk gün kullanmaya çalışmak gerekmez. Küçük bir firma için aşamalı başlangıç daha sağlıklıdır.
Bu sıralama ekibin alışmasını kolaylaştırır. Bir adım oturduktan sonra diğerine geçmek, karışıklık riskini azaltır.
Küçük firmanın en büyük avantajı hızlı karar vermesidir, ama düzenli kayıt yoksa bu avantaj zamanla azalır. Program, hangi işin beklediğini ve kimin ne ödediğini görünür hale getirir. Müşteriye imzalı belge sunmak ve geçmiş işi hızlı bulmak da firmanın daha kurumsal görünmesine yardım eder.
Düzenli kayıt, büyümeye de zemin hazırlar. Yeni bir teknisyen işe girdiğinde asansör geçmişini kişilerden öğrenmek yerine sistemden görebilir. Portföye yeni bina eklendikçe yöntemi baştan değiştirmek gerekmez.
Demo verisi yerine firmanın gerçek birkaç binasıyla deneme yapılmalıdır. Bir bakım, bir arıza ve bir tahsilat baştan sona işlenmelidir. Teknisyenin uygulamayı kolay kullanıp kullanmadığı da bu sırada görülür.
Fiyat değerlendirilirken yalnızca aylık tutara bakmamak gerekir. Veri aktarımı, destek kanalları, kullanıcı sayısı ve gerekli modüller de teklifte netleştirilmelidir. Firmanın büyüdüğünde sistemi nasıl kullanacağı da baştan konuşulmalıdır.
Sabah ilk bakıma gitmeden önce firma sahibi telefondan günün listesine bakar. İlk binada kontrol listesini doldurur ve yöneticiden imzasını alır. Yolda gelen arıza çağrısını sisteme ekler, bir sonraki bakımı öğleden sonraya alır. Arıza yerinde kullandığı parçayı girer, alınan ödemeyi de kaydeder.
Akşam eve döndüğünde defter yazmak veya mesajlardan iş toplamak zorunda kalmaz. Gün içinde girilenleri kontrol eder, ertesi günün planına bakar. Küçük firmada program tam da bu nedenle işe yarar; ofis çalışanı olmasa bile işlerin kaydı sahada oluşur.
Küçük bir firma için her aylık gider önemlidir. Bu nedenle kararı “Bu programın ücreti ne kadar?” sorusuyla sınırlamamak gerekir. Bir ayda gözden kaçan ek işler, geç fatura edilen bakımlar ve bilgi aramaya giden saatler de hesaba katılmalıdır. Bu hesabı firmanın kendi işlerine göre yapmak, genel örneklerden daha doğrudur.
Teklif alırken kullanıcı sayısı, asansör sayısı ve büyüme durumunda ne olacağı sorulmalıdır. Yeni bir teknisyen eklendiğinde veya portföy genişlediğinde koşulların nasıl değişeceği baştan bilinmelidir. Firma, verilerini ihtiyaç halinde nasıl alabileceğini de öğrenmelidir.
Tek kişilik firmada her şey sahibinin kafasındadır. İkinci kişi geldiğinde bu düzen hızla zorlanır. Yeni çalışan, hangi binada hangi anahtarın olduğunu veya yöneticinin neyi hassas bulduğunu bilemez. Sürekli patronu aramak zorunda kalırsa iki kişiyle çalışmanın faydası azalır.
Kayıtlar düzenliyse yeni teknisyen işe daha kolay başlar. Binaya özel notları, önceki bakımları ve atanan işleri kendi hesabından görür. Yetkiler de kademeli verilebilir. Örneğin ilk aylarda tahsilat veya stok gibi konular firma sahibinde kalabilir.
Küçük firmalar müşteriye yakınlığıyla öne çıkar. Yönetici, firma sahibine doğrudan ulaşabildiği için kendini güvende hisseder. Dijital kayıt bu yakınlığın yerini almaz, onu destekler. Bakımın ardından düzgün bir belge gönderebilen küçük firma, hem samimi hem de düzenli görünür.
Bu fark özellikle yeni bina görüşmelerinde işe yarar. Firma, ziyaret sonrası nasıl belge verdiğini ve arıza bildiriminin nasıl çalıştığını somut olarak gösterebilir. Büyük reklam bütçesi olmayan bir işletme için düzenli çalıştığını kanıtlamak güçlü bir referanstır.
Pek çok küçük asansör firması aile işletmesi olarak çalışır. Bir kişi sahadadır, eşi veya çocuğu faturaları ve telefonları takip eder. Bu yapıda en sık sorun, kimin hangi bilgiyi güncelleyeceğinin yazılı olmamasıdır. Herkes birbirinin yaptığını varsaydığında kayıt eksik kalır.
Başlangıçta görevler birkaç cümleyle ayrılabilir. Saha işlerini giren kişi, fatura düzenleyen kişi ve ödemeleri kontrol eden kişi belli olmalıdır. Herkesin ayrı kullanıcı hesabı olması da hangi işlemin kim tarafından yapıldığını anlamayı kolaylaştırır. Tek bir şifrenin herkes tarafından kullanılması, ileride karışıklık yaratabilir.
Haftada bir kez yapılan kısa bir aile toplantısı işi düzene sokabilir. Açık arızalar, bekleyen ödemeler ve gelecek haftanın bakımları birlikte gözden geçirilir. Bu görüşme uzun olmak zorunda değildir. Ekranda aynı listeye bakmak, sözlü hatırlatmalara olan ihtiyacı azaltır ve evdeki iş konuşmalarını da bir ölçüde sınırlandırır. Herkes kendi sorumluluğunu ekranda görebildiğinde gereksiz tartışmalar da azalır.
Tek teknisyenli firma Asansorex kullanabilir mi? Evet. Firma sahibi hem ofis panelini hem de mobil uygulamayı kullanarak işlerini takip edebilir.
Bilgisayar bilgisi çok az olan ekip kullanabilir mi? Başlangıçtaki eğitim bu konuda yardımcı olur. Takılan noktalarda ekip WhatsApp, telefon veya e-postayla destek isteyebilir.
Devamı için asansör firması için yazılım ve 12 kriterlik seçim rehberi sayfalarına bakılabilir.
